Ventajas de utilizar un Software de contabilidad y facturación Online para pymes

El Software de contabilidad y facturación Online para pymes facilita cumplir con todos estos procesos para las medianas y pequeñas empresas, La contabilidad y facturación son de los temas mas importantes en las empresas y contar con la ayuda de estas herramientas online supone una gran ayuda sobre todo para empresas donde una personas realiza varias funciones.

Las pequeñas y medianas empresas en Colombia como baninca son una fuerza económica muy importante de cada país, y por este motivo deben ser lo más creativas posible en el manejo de los recursos, y hacer uso de las herramientas que les permita realizar los procesos de forma más ágil y sencilla.

Innovación, facilidad de manejo, ahorro de costes y funcionalidades que ofrecen soluciones completas para llevar la contabilidad de las pymes o de autónomos resulta ser una oferta muy atractiva que hace que muchos se animen a probar este tipo de Software de contabilidad y facturación Online.

Aún son muchos los emprendedores y pymes que tienen sus reservas para hacer uso de estas herramientas, por muy innovadores y cómodos que sean estos Software de contabilidad y facturación online, tener la información sensible en la nube puede generar algunas inseguridades y una cierta desconfianza, por lo que también hay una gran reticencia a que la información contable, datos sensibles que una empresa guarda con celo estén en la nube, pero nada más alejado de la realidad, pues las empresas que ofrecen estos servicios de contabilidad y facturación online cuentan con los niveles de seguridad en realidad mayores.

Estás iniciando un nuevo negocio como microempresario o cuentas ya con tu propia Pyme

Todos sabemos que llevar de forma organizada la contabilidad de una empresa y contar con una buena administración de facturas, recibos, cuentas, clientes y demás puede convertirse en una tarea difícil casi hasta convertirse en un reto diario.

Por este motivo nace Alegra un Sistema de facturación, administración y contabilidad Online para Pymes.

Aquí te contamos un poco más sobre Alegra

¿Qué es Alegra?

Alegra es un Software de contabilidad y facturación Online diseñado específicamente para pequeñas y medianas empresas y empresarios independientes el cual ayuda a gestionar como propietario o gerente la parte contable, de facturación y administración de tu empresa.

Este Software de contabilidad y facturación cuenta con un servicio en la nube, robusto y muy potente pero sencillo e intuitivo de manejar. Y esto es lo más grandioso de todo, es que realmente es muy fácil de usar. Si aún no estás usando Alegra como tu Software de contabilidad y facturación Online te contamos las ventajas de usarlo.

Las 10 grandes ventajas y características de utilizar Alegra como sistema de contabilidad y facturación Online

La principal ventaja de utilizar como te lo mencionamos anteriormente es que es un software en la nube. Pero tal vez te estarás preguntando ¿Qué es eso software en la nube y en qué me puede beneficiar?

Un software en la nube es un servicio que se presta través de internet, lo cual te ofrece la libertad de poder acceder desde donde quieras y cuando quieras. También te da la posibilidad de liberar espacio en tu propio computador al no tener que guardar grandes cantidades de documentos y archivos. Para acceder al Software de contabilidad y facturación sólo se requiere de tu usuario y contraseña privadas y de un equipo o dispositivo móvil conectado a Internet, abrir el navegador e ingresar la siguiente dirección Alegra.com. ¡Y listo, realmente es muy fácil! ¿No?

¿Qué puedes hacer con Alegra el Software de contabilidad y facturación Online para pymes?

Facturación

Facturas

Crea facturas o cuentas de cobro con diferentes diseños, envíalas por correo e imprimirlas con todos los requisitos de la DIAN, para el régimen común o simplificado. También puedes exportarlas a Excel.

Facturas recurrentes

Crea facturas que se generan automáticamente según la frecuencia que configures.

Facturación electrónica

A partir de Agosto del 2016 se comenzó a implementar la nueva regulación de facturación electrónica de la DIAN. En Alegra ya tenemos disponible Facturación Electrónica por invitación, si deseas implementarla escríbenos a www.alegra.com/123.

Multimoneda

Crea facturas y lleva tus cuentas en diferentes monedas.

Plantillas

Personaliza las plantillas de tus documentos. Agrega tu logo y firma en las facturas.

Recordatorios a tus clientes

Envíales notificaciones sobre el estado de sus facturas y recordatorios de cobro.

POS Punto de Venta

Factura sin conexión a Internet, agrega imágenes a los productos, su código de barras y configura la apertura del cajón monedero.

Cotizaciones

Crea cotizaciones y luego conviértelas en facturas. Con Alegra sí que es una verdadera maravilla realizar cotizaciones. Puedes generarlas de forma fácil y si tu cliente se decide por tu propuesta con un solo clic puedes convertirla en factura, ahorrando tiempo y evitando la fatiga de tener que crear una factura. Cuenta con la opción de escoger el estilo de las facturas presentadas a los clientes. Alegra pensando en la comodidad de sus usuarios ofrece la opción de escoger entre tres tamaños de papel tales como carta, media carta y tirilla. De igual forma permite escoger entre sus 6 diferentes diseños de factura.

Acceso móvil

Ahora en Alegra puedes realizar movimientos y consultar información de tu negocio en tiempo real desde tu celular iOS o Android, usando la App móvil gratis de Alegra. Además, descarga e imprime tus facturas.

Más funciones

Asocia Vendedores y diferentes Listas de Precios a las facturas. Crea Remisiones y Órdenes de Compra.

API / Integraciones

Con Alegra API puedes conectar otros sistemas como: Comercio Electrónico, CRM, ERP y Sistema Contable para mantener actualizada tu información.

Además Alegra se integra con PayU, Zapier, Shopify, Zoho CRM, Data CRM entre otros.

Para utilizar Alegra como tu Software de contabilidad y facturación online no tienes que preocuparte por hacer instalaciones y configuraciones complicas o que no sabes hacer. Y mucho menos tienes que esperar a que el agente de soporte realice la instalación como pasa con la mayoría de aplicaciones contables, las cuales solo se podrán usar desde un solo equipo.

Las métricas son otra de las grandes ventajas. Nada mejor que saber qué dinero y productos se han vendido el día de hoy o en el mes. Cual es tu producto estrella más vendido y a cual deberías hacerle mayor promoción Alegra te permitirá llevar un registro ordenado de los pagos que has recibidos a la fecha y estar informado de los saldos que están pendientes por parte de los clientes.

Alegra siempre te permitirá tener a la mano toda la información de tus clientes, proveedores, inventarios de tus productos, reportes claros y en tiempo real de las ventas, ver el flujo del efectivo, hacer un balance general, entre otros. Al igual que un reporte mes a mes el cual recibirás en tu cuenta de correo mostrando el estado del negocio.

No es todo, Alegra aún tiene mucho más que ofrecer y una de sus mayores fortalezas es la aplicación móvil. La cual una vez descargada te va permitir ver de forma más simplificada todos los gastos, facturas, bancos y contactos. La aplicación se encuentra actualmente disponible para Android y puede ser descargada desde la Play Store. Por lo pronto para iOS esta app está en fase desarrollo, pero según informan desde Alegra, que el equipo de desarrollo la lanzará muy pronto para ser usada desde iPhone y iPad.

Alegra ofrece un excelente soporte al cual puedes acceder por medio de Alegra.com/123 ingreando los datos solicitados en el formulario con el usuario, correo y mensaje donde informar lo que se necesita. O si lo deseas puedes resolver tu inquietud por medio del centro de ayuda de Alegra, donde puedes buscar información con respecto al tema que estás buscando o resolver la duda que tengas.

Gastos controlados

Pagos:

Registra pagos y gastos causados al instante.

Pagos recurrentes:

Genera automáticamente los pagos que realizas cada mes.

Adjuntar archivos:

Adjunta a tus comprobantes de egreso otros archivos como facturas, cotizaciones y más.

Facturas de Proveedores:

Mantén en orden las Facturas por Pagar y lleva el saldo organizado de las cuentas con proveedores.

Contactos organizados

Contactos

Mantén en orden la información de clientes y proveedores.

Clientes

Lleva el registro de todos tus clientes, el histórico de facturas, los saldos y todos sus movimientos.

Proveedores

Lleva el registro unificado de proveedores.

Adjunta archivos

Adjunta archivos a cada contacto, como tarjetas de presentación, cotizaciones y más.

Estado de Cuenta Cliente

Consulta y envía el estado de cuenta a tu cliente, este se actualiza en tiempo real y permite recibir pagos electrónicos.

Reportes inteligentes para tomar decisiones

Reportes inteligentes

Información relevante en tiempo real para analizar tu negocio: ventas, mejores clientes, productos más vendidos, flujo de efectivo, balance general, estado de resultados, impuestos, rotación de cartera, lo que debes, lo que te deben.

Conoce tu empresa

Mes a mes recibirás en tu correo un reporte sobre el estado de tu negocio.

Reportes exportables

Exporta a Excel la mayoría de los reportes del sistema.

Reporte Contador

Toda tu información organizada cada mes y exportable a Excel, para tu Contador u otros Programas de Contabilidad.

Integración

Alegra se integra con zapier y se conecta con miles de aplicaciones para realizar tareas programadas.

Nota Importante: El servicio de soporte es Gratuito e ilimitado.  El tiempo de respuesta promedio es de 15 minutos en horario de oficina.

Las características más importantes de Alegra:

Alegra actualmente ofrece el Software de contabilidad y facturación online para pymes para varios países latinoamericanos, entre los que se encuentran:

  • Chile
  • Colombia
  • Costa Rica
  • España
  • México
  • Panamá
  • Perú
  • República Dominicana
  • USA

Por último dentro de las ventajas de utilizar el Software de contabilidad y facturación online para pymes de Alegra podemos mencionar los cómodos precios que ofrece, los cuales se quedan cortos para todos los beneficios que podemos obtener en una sola herramienta.

Una vez vista las grandes ventajas y características de entre muchas más que tiene Alegra, sabemos que deseas comenzar a usarla y para eso puedes registrarte en accediendo desde aquí.

Selecciona el plan que más se ajusta a tus necesidades o si prefieres terminar de convencerte que Alegra es tu mejor aliada para la administración de tu negocio como micro o pequeño empresario puedes probar durante 30 días la versión PRO y darte cuenta de que Alegra es la mejor opción para ti.

Cómo empezar a usar Alegra

Ya que conoces de todas las ventajas de utilizar el Software de contabilidad y facturación Online para pymes de Alegra y asumiendo que estás registrado en Alegra y sobre todo te han gustado por sus grandes beneficios, queremos enseñarte en una pequeña pero útil guía como iniciarte en Alegra.

Configuración básica de Alegra

Iniciaremos configurando el sistema de Alegra, para esto una vez autenticados en la aplicación, nos ubicamos en Configuración. Una vez dentro escogeremos la opción para empresa.

 

Seguido de esta opción nos dispondremos a rellenar un formulario muy sencillo y básico donde nos pedirá ingresar los datos generales de la empresa tales como: Nombre, NIT, dirección, ciudad, teléfono y tipo de régimen.

 

Debajo del campo de régimen como se puede apreciar en la anterior imagen  aparece una opción llamada documento de facturación, brindándonos la posibilidad de escoger entre factura de venta y cuenta de cobro.

Otra de sus ventajas del Software de contabilidad y facturación Online para pymes es la posibilidad de seleccionar la opción de multi moneda, ya que será muy útil si recibimos o cobramos en dólares o cualquier otra moneda. Seguido de esto contamos con la opción de usar o no decimales dentro de la aplicación.

Con esto tendríamos configurada la aplicación con los datos de nuestra cuenta, lo cual es de gran utilidad como veremos en los siguientes pasos.

Cómo crear una factura o cuenta de cobro con Alegra

Para realizar esta tarea nos dirigimos al menú y nos ubicamos sobre la pestaña ingresos y según como se haya configurado la empresa nos puede aparecer de cualquiera de las siguientes 2 formas:

  • Cuenta de cobro
  • Facturas de venta

 

Pulsamos sobre nueva factura de venta, es importante recordar que para las empresas que son régimen simplificado y escogen la opción de cuenta de cobro esto saldrá como cuenta de cobro y no como factura de venta.

 

Realizando este paso como mencionamos anteriormente saldría algo similar a la siguiente imagen, y es aquí donde empezaremos a crear nuestra factura o cuenta de cobro, según sea el caso.

 

El sistema de facturación puede iniciarse con el número de su consecutivo de facturas, el cual puede ser configurando al lado derecho de la casilla número. Suponiendo que ya lo tienes definido, escogeremos el cliente, de no tenerlo lo puedes crear en la opción nuevo contacto.

 

Ingresa los campos con los datos de tu cliente, y por ultimo le das guardar y listo, ya tienes un cliente creado en tu lista de contactos.

 

Escoge las fechas de la factura; como la fecha en la que se elaboró, plazo este puede de ser de contado, 8 días, 15 días, 30 días, 60 días o si lo desea puede generar la fecha de vencimiento de forma manual.

Ahora es cuestión de escoger los ítems requeridos, éstos hacen referencia a cada uno de los servicios o productos los cuales han sido vendidos a los clientes. Si no cuentas con un producto o servicio debes ir a la opción que se encuentra debajo de ítem, pulsando sobre la lupa y se desplegará una lista.

Si no se cuenta con ítems creados, sólo aparecerá la opción Nuevo Ítem. Crea el ítem y automáticamente lo verás reflejado en las casillas junto con el precio, el valor del impuesto (el cual aplica sólo para régimen común) y la descripción. Se cuenta también con unas casillas opcionales como son descuento y cantidad.

 

Ahora una vez ingresados los ítems, descuento (el tan  famoso rebájame un poquito) el cual está configurado para ser aplicado en porcentaje y la cantidad de artículos y actividades realizadas por ítem (ejemplo: reparación de equipos de 2 unidades).

 

Procederemos a guardar y observamos que contamos con los siguientes botones:

  • Vista previa: Genera una vista en borrador de cómo quedaría la factura o cuenta de cobro.
  • Guardar y generar pago: Esta opción además de guardar la factura nos permite cerrar el estado de la factura asumiendo de que ya está paga.
  • Guardar y crear nueva: Como dice la misma frase, permite al usuario después de guardar una factura, la opción de poder crear seguidamente otra, sea para el mismo cliente u otro.
  • Guardar: Solo permitirá guardar la factura que se ha creado.
  • Guardar como borrador: Permite guardarse para una posterior revisión y así generar la misma posteriormente.
  • Guardar e imprimir: Guarda los cambios y seguido imprime la factura de nuestro cliente.

Una vez guardada quedaría algo similar a la imagen que encontraremos abajo, una factura muy detallada y con mucho estilo que hablará muy bien de ti y tu negocio. Quedará algo muy similar con tu propio logo y datos personales.

Generar reportes
Alegra cuenta con una opción dedicada a reportes los cuales son muy fáciles de generar y se encuentra dividido en secciones:

 

Suponiendo que vamos a generar un reporte completo de las ventas porque deseamos ver lo que la empresa ha vendido en el último mes, vamos a reporte de ventas y en la lista seleccionamos venta. Saldrá una pantalla igual a ésta, con el reporte de venta que has hecho en el último mes.

 

De igual forma puede ser modificado con opciones como día, semana, mes y año, ya sea de una fecha actual o antigua. También si se desea cuenta con la opción de exportar un informe a una hoja de Excel de forma muy sencilla.

Esta guía sido algo sencilla solo para mostrarte el gran potencial que tiene esta herramienta. Alegra como su nombre bien lo dice ha llegado para alegrarnos la vida a las pequeñas y medianas empresas y a los empresarios independientes permitiéndonos llevar todos los procesos, cuentas, gastos y consultas de una forma mucho más organizada, sencilla, clara y precisa.

Para conocer en más detalle El Software de contabilidad y facturación Online para pymes y saber de cómo volverse un gran experto en cada uno de los diferentes trámites que se puede hacer con Alegra, puedes visitar el centro de ayuda de Alegra ingresando aquí en esta página podrás resolver tus inquietudes sobre Alegra.

Si deseas consultar información de interés, puedes visitar su blog en el cual se puede encontrar muy buenos articulos. ingresando aquí

Preguntas frecuentes sobre Alegra

¿Está segura tu información con Alegra?

Claro que sí, la información que registres solo será visible para ti y los usuarios autorizados con los correspondientes permisos. La información almacenada en Alegra se aloja en servidores de Amazon Web Services, una de las mejores plataformas a nivel mundial que realiza copias de seguridad automáticas y es utilizada por empresas como Dropbox, Twitter, La Nasa, Ferrari y muchos más. Tu información está en las mejores manos, puedes estar tranquilo y ocuparte de hacer crecer tu empresa, de cuidar tu información se encarga Alegra.

¿Puedes facturar con Alegra?

Alegra cumple con todos los requisitos para realizar facturas en Colombia, solo debes solicitar la resolución para facturar por computador a la DIAN si perteneces al régimen común, ya contamos con facturación electrónica.

Si eres régimen simplificado también puedes generar cuentas de cobro.

¿Qué características debe tener tu computador?

Alegra funciona en Internet, no hay restricciones y puedes acceder desde cualquier equipo, lo único que necesitas es una conexión a Internet.

También lo puedes usar desde tu celular descargando la aplicación móvil para Android o iOS.

¿Qué debes tener en cuenta antes de empezar?

Para utilizar Alegra simplemente debes registrarte en el sistema, al ingresar encontrarás todas las ayudas necesarias para empezar a elaborar facturas, registrar los gastos, llevar tu inventario, guardar tus bancos y muchas funciones más. Es muy fácil, la mejor forma de averiguarlo es probarlo, puedes crear tu cuenta aquí.

¿Qué quiere decir que Alegra esté en la Nube?

La aplicación funciona desde Internet, no tienes que preocuparte por instalaciones, servidores, versiones o por copias de seguridad, todo está guardado y protegido por Alegra, para acceder sólo necesitas Internet.

Algunos ejemplos de servicios en la Nube son Dropbox y Facebook.

La Nube es la forma más segura de guardar la información, es mucho más seguro que hacerlo en tu computador o en otros medios locales

¿Quién te explica como empezar a utilizar Alegra?

Alegra es una herramienta sencilla y práctica, no se requiere de conocimientos previos. Dentro de la aplicación cuentas con todas las ayudas y explicaciones necesarias para empezar a usarla. Además, el centro de soporte está disponible para ti las 24 horas del día.

Si tienes dudas o inconvenientes contáctanos por soporte y te responderemos lo más pronto posible. Escríbenos o solicita que te llamemos en www.alegra.com/123

¿Quienes pueden utilizar Alegra?

Alegra está diseñado para micro, pequeñas empresas, medianas e independientes. Puedes llevar al día y desde cualquier lugar la administración y contabilidad de tu negocio.

Puedes llevarla administración y entregar la información organizada a tu contador o llevar todo el proceso en Alegra. Para saber más consulta las características acá o crea una cuenta en este momento.

Si tienes dudas con Alegra ¿Quién te puede ayudar?

Nuestro Equipo de Soporte siempre está dispuesto para ayudarte hasta con el mínimo problema, tenemos 5 estrellas de calificación y los usuarios son nuestra prioridad, pruébalo tu mismo acá.

Conoce cómo contactarnos aquí.

¿Tienes que firmar un contrato para utilizar Alegra?

Para usar Alegra no tienes que firmar ningún contrato, solo aceptar las condiciones y términos de uso. Cuando te registras y empiezas a usar la herramienta se entiende que estos términos y condiciones son aceptados por ambas partes, el usuario y Alegra.

Para empezar a usar Alegra simplemente creas una cuenta aquí.

El pago del plan seleccionado se realiza de manera recurrente por diferentes medios de pago, puedes suspender el cobro en cualquier momento y no hay compromisos a largo plazo.

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